Opmaak Klachtenbrief, bekijk wat de opbouw is van een Klachtenbrieff.
Een Klachtenbrief heeft een standaard opmaak:
De standaard opmaak van een klachtenbrief ziet er als volgt uit:
1. De naam en adres gegevens verzender
Naar verzender
Straat en huisnummer verzender
Postcode en Plaats verzender
Eventueel kan je hier nog een emailadres en/ of een telefoonnummer aan toevoegen.
2. NAW gegevens ontvanger
Naam ontvanger
Straat en huisnummer ontvanger
Postcode en Plaats ontvanger
Wanneer de brief naar een bedrijf wordt gestuurd ziet het er als volgt uit:
Bedrijfsnaam ontvanger
Indien bekend afdeling of contactpersoon
Straat en huisnummer ontvanger – indien aanwezig Postbus
Postcode en Plaats ontvanger
3. Plaats, datum
Bijvoorbeeld: Rotterdam, 00-00-0000 OF Rotterdam, 1 januari 0000
De plaats begin je altijd met een hoofdletter.
Verder kan je ervoor kiezen om de datum in alleen cijfers uit te drukken, of om de maand voluit te schrijven. Wanneer je de maand voluit schrijft start je de maand met een kleine letter. In een Engelse zakelijke brief wordt de maand wel met een hoofdletter geschreven.
4. Betreft:
Hier geef je het onderwerp van de brief. Bijvoorbeeld: Klacht over (Onderwerp).
5. Aanhef
De aanhef van een zakelijke brief start je in de regel met “Geachte”. Daarna zijn er verschillende opties:
Geachte heer/ mevrouw, - wanneer de naam niet bekend is
Geachte heer mevrouw (achternaam) – wanneer de achternaam bekend is, maar het geslacht niet bekend is
Geachte heer (voorletter, achternaam) – wanneer het geslacht en de (letter van de) voornaam bekend is
Geachte drs. (voorletter, achternaam) – wanneer de titel en de (letter van de) voornaam bekend is
Wanneer de brief minder formeel is kan je starten met Beste (gevolgd door de voornaam, of gevolgd door meneer/ mevrouw Achternaam.
Er zijn nog andere mogelijkheden voor de aanhef, maar dit zijn de meest gebruikelijke vormen.
6. Inleiding
In de inleiding geef je een korte introductie van de brief. Bijvoorbeeld: Hierbij dien ik een klacht in met betrekking tot (omschrijving).
7. Kern
In de kern geef je de verdere inhoud van de brief. Over het algemeen bestaat de kern uit 1 of 2 alinea’s. Zorg ervoor dat je geen wollige tekst gebruikt en dat je het kort en bondig houdt.
8. Afsluiting zakelijke brief opbouw
De afsluiting bestaat uit een groet, bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet. Bij formelere brieven wordt “Hoogachtend” gebruikt. Wanneer je Beste in de aanhef gebruikt is de brief minder formeel en sluit je af met “Met vriendelijke groet”.
9. Ondertekening
De ondertekening van de brief bestaat uit de naam en de handtekening. Bij een digitale brief kan je er ook voor kiezen om een digitale handtekening te gebruiken. Afhankelijk van het type brief kan je ook je functienaam in de ondertekening erbij vermelden. Wanneer je de brief voor iemand anders ondertekend kan je bij de ondertekening i.o. (in opdracht) vermelden.
10. Optioneel bijlage
Wanneer je documenten aan de brief toevoegt, meld je dit onder aan de brief. Je zet in de onderste regel Bijlage: gevolgd door de naam van de documenten die je toevoegt.
Op Topvoorbeelden vind je praktisch advies voor consumenten en het MKB. Daarnaast kan je hier terecht voor onder andere voorbeeld brieven. Als je juridisch advies nodig hebt voor bijvoorbeeld het maken van bezwaar tegen een besluit, schakel dan een advocatenkantoor in om je verder te helpen. Een gespecialiseerde advocaat kan je verder helpen met het opstellen van je brieven en zorgen dat je het gewenste doel bereikt.
Bekijk ook de voorbeeld brieven op voorbeeld-office.com.