Klachtenbrief

voorbeeld klachtenbrieven

Klachtenbrief foute levering

Klachtenbrief aannemer

Klachtenbrief auto

Klachtenbrief accommodatie

Klachtenbrief beantwoorden

Klachtenbrief belastingdienst

Klachtenbrief bewindvoerder

Klachtenbrief dienstverlening

Klachtenbrief garage

Klachtenbrief geluidsoverlast

Klachtenbrief hotel

Klachtenbrief politie

Opbouw van een klachtenbrief

Bekijk hieronder de opbouw van de brief. 

klachtenbrief - NAW gegevens verzender

Bovenaan de pagina staan de adresgegevens van de afzender. Dit is een onderdeel van het briefhoofd. Bijvoorbeeld:

Jan Jansen

Olieslager 1

2222 AA Den Haag

klachtenbrief - NAW gegevens ontvanger

Het volgende onderdeel zijn de NAW gegevens van de ontvanger. Als je een brief naar een bedrijf stuurt, kan het zijn dat je ook de afdeling en of de naam van de ontvanger vermeldt. Hierdoor zal de brief sneller op de plaats van bestemming aankomen. Bijvoorbeeld:

Houtfabriek het Houtje

T.a.v. afdeling personeelszaken

Hoogstraat 67

2555AA Den Haag

klachtenbrief - Plaats en datum

Onder de NAW gegevens zet je de datum en de plaats. Dit zijn de datum waarop de brief verstuurd wordt en de plaats waarvandaan de brief wordt verstuurd. Bijvoorbeeld:

Den Haag, 22 maart 2019

klachtenbrief - Betreft

Een vast onderdeel van de brief is de betreft regel. Daar komt het onderwerp van de brief te staan. Het kan ook een referentienummer zijn waarnaar wordt verwezen. Bijvoorbeeld:

Betreft: klacht naar aanleiding van levering conform factuur 0000

klachtenbrief - Aanhef

Je kunt kiezen uit verschillende soorten aanhef van zeer formeel tot minder formeel. Bekijk hier meer info over de aanhef. Bijvoorbeeld:

Geachte heer/ mevrouw,

klachtenbrief - Eerste alinea

Geef in de eerste alinea een introductie en waarover je klacht gaat.  

klachtenbrief - Tweede alinea

In de tweede alinea schrijf je concreet je klacht op. Zorg voor een heldere en beknopte omschrijving van je klacht.

klachtenbrief - Derde alinea

In de derde alinea doe je een voorstel hoe de klacht naar jouw idee opgelost zou kunnen worden.

klachtenbrief - Afsluiting

Geef in de afsluiting aan wanneer en hoe je een reactie wilt ontvangen. Geef hierbij een redelijke termijn, zodat de ontvanger actie kan ondernemen om tot een oplossing te komen. Wanneer je niet binnen die periode een reactie hebt ontvangen kan je verder gaan met een klachtenprocedure.

Voorbeeld klachtenbrief

VAN

Naam afzender

Straat en huisnummer afzender

Postcode en plaats afzender

AAN

Naam ontvanger

Straat en huisnummer ontvanger

Postcode en plaats ontvanger

PER GEWONE EN AANGETEKENDE POST

Plaats en datum

Betreft: Klachtenbrief

Geachte heer/mevrouw,

In de eerste alinea schrijf je een korte introductie van de klacht.

In de tweede alinea geef je een heldere, beknopte omschrijving van je klacht. Voorkom emoties, die zijn alleen maar verwarrend. Probeer het zo zakelijk mogelijk te houden.

In de derde alinea geef je een mogelijke oplossing aan. Je bedenkt voor je zelf wanneer je vindt dat de klacht is opgelost en doet daarvoor een voorstel.

In de afsluitende zin vraag je om een reactie en daar stel je een (redelijke) reactie termijn bij.

Met vriendelijke groet,

Naam afzender

Handtekening afzender

Tips bij het sturen van een klachtenbrief

• Zet je eigen gegevens, bij voorkeur ook een telefoonnummer en e-mailadres op de brief, zodat ze gemakkelijk contact met je op kunnen nemen.
• Stuur een kopie van de bewijsstukken mee in de bijlage. Bijvoorbeeld een kopie factuur of foto’s van het product en de geleverde dienst.
• Zorg voor een goed dossier. Houd de stukken bij elkaar en maak een kopie van de brief voordat je hem verstuurt.