Voorbeeld Draaiboek

Voorbeeld Draaiboek - Bereid je voor op je evenement door een draaiboek te maken. Gebruik onze voorbeeld sjablonen en maak je draaiboek in een handomdraai. 


Een draaiboek is een document met de planning en belangrijke gegevens van een evenement. Draaiboeken worden vaak gebruikt voor bijvoorbeeld een bruiloft, een zakelijk evenement, of een feest. Het fijne aan een draaiboek is dat iedereen weet wat de planning is en hoe men elkaar kan bereiken als dat nodig is. 


De verschillende leveranciers weten precies op welke tijden ze aanwezig moeten zijn en wat er van hen verwacht worden. 


Voorbeeld Draaiboek Evenement

Bekijk hieronder een voorbeeld van een draaiboek voor een evenement. Hieron zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Datum van het evenement
  • De locatie van het evenement
  • De tijden van het evenement
  • De Planning van de dag/ avond
  • De belangijke contactpersonen
  • Een noodprotocol


Voorbeeld-draaibaak-evenement

Download het voorbeeld draaiboek evenement in Word. 




Voorbeeld Draaiboek Bruiloft

Bekijk hieronder een voorbeeld van een draaiboek voor een evenement. Hieron zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Datum van het bruiloft
  • De locatie van het bruiloft
  • De tijden van het bruiloft
  • De Planning van de dag/ avond
  • De belangijke contactpersonen
  • Een noodprotocol


voorbeeld-draaiboek-bruiloft

Download het voorbeeld draaiboek bruiloft in Word. 




Voorbeeld Draaiboek excel

Bekijk hieronder een voorbeeld van een draaiboek Excel. Hieron zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Datum van het evenement
  • De locatie van het evenement
  • De tijden van het evenement
  • De Planning van de dag/ avond
  • De belangijke contactpersonen
  • Een noodprotocol


Voorbeeld-Draaiboek-Excel

Download het voorbeeld draaiboek Excel




Voorbeeld Draaiboek Engels

Bekijk hieronder een voorbeeld van een draaiboek Excel. Hieron zijn de volgende onderdelen opgenomen:

  • Datum van het evenement
  • De locatie van het evenement
  • De tijden van het evenement
  • De Planning van de dag/ avond
  • De belangijke contactpersonen
  • Een noodprotocol


Voorbeeld-draaiboek-Engels

Download het voorbeeld draaiboek Engels in Word. 


Voorbeeld draaiboek evenement

Datum: (datum van het evenement)

Locatie: (naam en adres van de locatie)

Tijd: (tijden van het evenement)


Activiteiten Planning

00:00 - 00:00 uur: Verzamelen

o   1e leveranciers arriveren

o   Kort overleg welkom starters


00:00 - 00:00 uur: Opbouw Podium

o   Leveranciers arriveren en lossen hun spullen

o   Podium wordt opgebouwd en getest

o   Decoratie wordt opgehangen en neergezet

o   Geluids- en lichtapparatuur wordt ge├»nstalleerd en getest

o   Tafels, stoelen en andere meubels worden opgesteld


00:00 - 00:00 uur: Gaste arriveren

o   Deuren van de locatie worden geopend

o   Gasten arriveren en worden ontvangen

o   Garderobe wordt geopend en gasten kunnen hun jassen afgeven

o   Welkomstdrankjes worden uitgedeeld


00:00 - 00:00 uur:

o   Gasten arriveren in de ruimte (naam)

o   Gasten krijgen een drankje in de receptie

o   Welkomspeech door (Naam)


00:00 - 00:00 uur: Opening Avond

o   (Naam) verwelkomt de gasten en kondigt het programma aan

o   (Naam) geeft een speech

o   DJ speelt muziek en verzorgt de sfeer

o   Artiest treedt op en vermaakt de gasten


00:00 - 00:00 uur: Speeches en bedankjes

o   Gasten hebben gelegenheid om met speechen

o   DJ speelt muziek en verzorgt de sfeer

o   Overige activiteiten

o   Overige activiteiten


00:00 -00:00 uur: Afsluiting

o   DJ speelt muziek en verzorgt de sfeer

o   DJ sluit het feest af met dansmuziek

o   Gasten vertrekken geleidelijk aan

o   Af- en opruimen van de locatie

o   Leveranciers laden hun spullen weer in


Contactpersonen

Bedrijf             Naam              Telefoonnummer       Beslissingsbevoegd ja/nee

Bedrijf             Naam              Telefoonnummer       Beslissingsbevoegd ja/nee

Bedrijf             Naam              Telefoonnummer       Beslissingsbevoegd ja/nee

Bedrijf             Naam              Telefoonnummer       Beslissingsbevoegd ja/nee


Te doen in geval van nood

In geval van nood is de contactpersoon (naam/ telefoonnummer). De volgende procedure wordt ingezet: Omschrijving van de noodprocedure.

 

Wat is een draaiboek? 

In een draaiboek staan alle gegevens die van belang zijn voor een evenement. Er staan algemene gegevens op zoals data, locatie en contacten, maar ook een planning met de activiteiten en veranwtoordelijken. In een draaiboek staat in stappen omschreven wat er allemaal gaat gebeuren, welke beslissingen er genomen moeten worden en hoe de situatie terplekke is. Je maakt een draaiboek om te zorgen dat je evenement of project succesvol zal verlopen en je zo min mogelijk voor verassingen komt te staan. 


In een draaiboek kunnen verschillende onderdelen staan. Vaak bestaat een draaiboek uit:

  • Een planning- maak een duidelijke planning van de dag/ avond. Verwerk daarin ook de mensen die veranwtoordelijk zijn voor de verschillende onderdelen. Zorg ervoor dat deze mensen een kopie van het draaiboek ontvangen, zodat ze weten waar ze aan toe zijn;
  • Een lijst met taken en verantwoordelijkheden- maak een lijst met de personen die verantwoordelijk zijn en waar contact mee opgenomen kan worden voor belangrijke vragen;
  • De contactgegevens van de belangrijke contactpersonen en beslissingsbevoegden - Maak een lijst met contactgegevens, zodat er als het nodig is contact opgenomen kan worden met de betrokkenen;
  • Een plattegrond van de locatie - in veel gevallen is een plattegrond handig voor betrokken zoals mensen van het geluid en de muziek;
  • Instructies - Afhankelijk van de situatie, kan het zijn dat er extra instructies zijn voor de betrokkenen. Deze instructies kun je in het draaiboek verwerken; 
  • Wat te doen in noodsituaties - als zich situaties voordoen die niet gepland waren/ er noodgevallen zijn, dan is het goed hier alvast een protocol voor op te nemen. Probeer van te voren te bedenken wat er mis kan gaan en probeer dat zoveel mogelijk te ondervangen. 


Zorg dat je evenement soepel verloopt door er van te voren een goede planning voor te maken en deze communiceert met de betrokkenen. Op deze manier zorg je dat er geen misverstanden ontstaan en dat iedereen weet wie verantwoordelijk is en wie beslissingen kan nemen. 


Als je vaker soortgelijke evenementen of projecten hebt, kan je het draaiboek telkens bijschaven en verbeteren. Van je fouten kan je leren en met je draaiboek kan je de fouten die in het verleden zijn gemaakt op die manier voorkomen. 


Bekijk ook de voorbeeld draaiboeken op voorbeeldoffice.com