Functioneringsgesprek voorbereiden

Functioneringsgesprek voorbereiden inhoud

Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de werknemer en zijn of haar leidinggevende, om het functioneren van de werknemer onder de loep te nemen en deze te verbeteren- naar een hoger niveau te brengen. Het functioneringsgesprek wordt over het algemeen jaarlijks gevoerd tussen de werknemer en de werkgever en vindt volgens een vaste structuur plaats.

Zowel vanuit de werknemer als vanuit de leidinggevende kunnen ideeën worden aangedragen om het functioneren te verbeteren. In het functioneringsgesprek kan bijvoorbeeld ook het Persoonlijk Ontwikkelingsplan van de werknemer worden besproken. Hierin staan de doelen van de werknemer om zich verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van opleiding.  

Agenda functioneringsgesprek voorbereiden

De agenda van het functioneringsgesprek voorbereiden bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen:

1.      De opening- functioneringsgesprek voorbereiden

Tijdens de opening wordt het doel van het functioneringsgesprek besproken en de agenda doorgenomen. De opening is bepalend voor de sfeer tijdens het gesprek. Dit is het uitgelezen moment voor de leidinggevende om de werknemer op zijn of haar gemak te stellen en duidelijkheid te geven over de inhoud van het gesprek. Vaak gaan werknemers gespannen in het gesprek en het is de taak aan de leidinggevende om deze spanning zoveel mogelijk weg te halen.

2.      Terugblik- functioneringsgesprek voorbereiden

Het afgelopen functioneringsgesprek wordt erbij gehaald en er wordt gekeken in hoeverre de doelen en afspraken zijn behaald. Wat is er tijdens het vorige gesprek (en eventuele tussentijdse gesprekken) aan de orde geweest, welke afspraken zijn er gemaakt en wat is daarvan terecht gekomen. Wanneer bepaalde afspraken en/ of doelen niet zijn behaald, wordt er besproken wat de reden daarvan is en hoe daar verandering in zou kunnen komen.

3.      Input werknemer- functioneringsgesprek voorbereiden

Het is van belang dat de werknemer input kan geven over zijn of haar functioneren. Dit is een onderdeel waarvoor de werknemer is goed kan voorbereiden. De leidinggevende kan ter voorbereiding aan de werknemer hulpmiddelen geven om de werknemer te stimuleren om zelfstandig na te denken over het functioneren. Het is niet iedereen weggelegd om het eigen functioneren goed te kunnen evalueren, dus hulpmiddelen kunnen daar een enorme hulp bij zijn.

Nadat de werknemer de input heeft gegeven worden de onderdelen besproken, om te kijken wat de mogelijkheden zijn ter verbetering.

4.      Input leidinggevende- functioneringsgesprek voorbereiden

Ook de leidinggevende geeft input over het functioneren van de werknemer. Dat kan op basis van de prestaties, de eigen bevindingen, en/ of feedback van collega’s. Bij sommige bedrijven wordt er aan de werknemers gevraagd om verschillende collega’s om feedback te vragen middels bijvoorbeeld een standaard formulier. Op deze manier wordt de werknemer geconfronteerd met de feedback van collega’s en kan de werknemer daar over nadenken.

5.      Afronding- functioneringsgesprek voorbereiden

Tijdens de afronding worden de gemaakte afspraken herhaald. Daarnaast wordt er nagegaan of er wellicht nog zaken zijn vergeten tijdens het gesprek en wordt een eventueel vervolggesprek gepland.

Functioneringsgesprek voorbereiden werknemer

Als werknemer kan je je prima voorbereiden op een functioneringsgesprek. Door voorbereid het gesprek in te gaan, kan je ervoor zorgen dat je bepaalde doelen tijdens het gesprek kan bereiken. Het gesprek is ter verbetering van je functioneren en door van te voren na te denken over verbeterpunten voor jou, kan je dit tijdens het gesprek bespreken. Waarschijnlijk zal je leidinggevende je ook vragen om alvast jouw agendapunten op papier te zetten. Daarnaast kan je door een goede voorbereiding ervoor zorgen dat je niet zenuwachtig bent en rustig het gesprek in kan gaan.

Als werknemer kan je je als volgt voorbereiden op het functioneringsgesprek:

Stap 1- functioneringsgesprek voorbereiden

Maak een lijst met onderwerpen die je tijdens het gesprek wil bespreken met je leidinggevende. Denk goed na wat er ter verbetering van jouw functionering zou kunnen worden gedaan en zet dit op papier. Misschien wordt je ergens belemmerd in je functioneren, of zou je graag verder willen groeien binnen de organisatie. Dit soort zaken kan je allemaal bespreekbaar maken tijdens het functioneringsgesprek.

In dit onderdeel kan je ook nagaan hoe de samenwerking tussen jou en je leidinggevende is en of hier verbeterpunten in zouden kunnen worden aangebracht. Hetzelfde geldt voor de samenwerking tussen jou en de organisatie in het algemeen. Ben je tevreden over het bedrijf waar je werkt? Zo ja- waarom en zo nee- wat zou er verbeterd kunnen worden om jou tevreden te maken?

Denk ook goed na over jouw doelen in je verdere carrière. Wil je verder groeien binnen de organisatie, of wil je op termijn switchen? Wil je wellicht nog cursussen en/ of een opleiding volgen? Wil je in dezelfde functie blijven werken, of zou je ook andere dingen willen uitproberen? Zo ken ik bijvoorbeeld iemand die als bioloog werkte bij een groot bedrijf, maar niet voldoende uitdaging zag in haar werk. Ze heeft binnen het bedrijf een financiële opleiding kunnen volgen en is overgestapt naar de financiële afdeling. Er kan van alles mogelijk zijn binnen jouw organisatie, maak het vooral bespreekbaar tijdens het functioneringsgesprek.  

Stap 2- functioneringsgesprek voorbereiden

Bekijk de agendapunten van je leidinggevende en denk goed na over deze punten. Zorg ervoor dat je goed onderbouwd je mening kunt weergeven over de agendapunten van je leidinggevende. Het kan natuurlijk zijn dat je vindt dat je leidinggevende gelijk heeft dat je op bepaalde vlakken beter zou kunnen functioneren, maar het kan ook zijn dat je een andere visie hebt. Wanneer je een andere visie hebt is het van belang dat je deze kunt onderbouwen richting je leidinggevende. Je kunt kijken of je bepaalde stukken kunt inbrengen, of wellicht feedback van je collega’s vragen. Zelfreflectie is het sleutelwoord tijdens een goed functioneringsgesprek.

Stap 3- functioneringsgesprek voorbereiden

Ga na welke vragen er gesteld kunnen worden tijdens het gesprek en bereid deze vragen voor.

Stap 4- functioneringsgesprek voorbereiden

Bekijk de notulen van de eerdere gesprekken met je leidinggevende en evalueer de afspraken die tijdens dat gesprek gemaakt zijn alvast. Tijdens het functioneringsgesprek zal hier naar gerefereerd worden en het is goed om alvast voor jezelf een beeld te hebben of de afspraken zijn uitgevoerd en waarom afspraken eventueel niet zijn uitgevoerd.

Stap 5- functioneringsgesprek voorbereiden

Zorg dat je voorbereid en uitgerust het gesprek in gaat. Als je zenuwachtig bent om bepaalde zaken bespreekbaar te maken, kan je er ook voor kiezen om het gesprek alvast te oefenen met iemand uit je omgeving. Een goede voorbereiding is het halve werk.

Functioneringsgesprek voorbereiden leidinggevende

Voor een leidinggevende zijn er een aantal stappen ter voorbereiding van het functioneringsgesprek. Een goed voorbereid functioneringsgesprek zorgt ervoor dat je als leidinggevende je doelen kunt bereiken en de werknemer ook zo ontspannen mogelijk het gesprek in te laten gaan.

Als leidinggevende kan je je als volgt voorbereiden op het functioneringsgesprek:

Stap 1- functioneringsgesprek voorbereiden

Informeer de werknemer tijdig over het doel, de datum, tijd en plaats van het functioneringsgesprek. Laat de werknemer tijdig weten dat er een functioneringsgesprek aan zit te komen en wat er tijdens dit gesprek besproken zal worden. Zo kan de werknemer zich voorbereiden op het gesprek en weet deze waar hij/ zij aan toe is.

Stap 2- functioneringsgesprek voorbereiden

Verzamel zoveel mogelijk informatie over het functioneren van de werknemer. Denk daarbij aan gegevens uit eerdere gesprekken met de werknemer, output zoals rapporten en notulen, feedback van collega’s van de werknemer, kortom zoveel mogelijk informatie waaruit het functioneren van de werknemer kenbaar gemaakt kan worden. Wanneer je bepaalde punten eruit wil lichten, is het van belang om daar zoveel mogelijk stukken over te verzamelen.

Stap 3- functioneringsgesprek voorbereiden

Maak een lijst met punten die je met de werknemer wil bespreken. Deze lijst zal worden opgenomen als agendapunt voor het gesprek. Vraag aan de werknemer om ook een lijst te maken van de punten die hij/ zij wil bespreken. Om jullie beiden nog beter te kunnen voorbereiden kunnen jullie de lijsten voor het gesprek al uitwisselen.

Stap 4- functioneringsgesprek voorbereiden

Maak een agenda en geef helder weer wat de datum, tijd, duur, te bespreken punten en wijze van vastlegging zijn. Stuur de agenda naar de werknemer voordat het gesprek plaats gaat vinden.

Vragen functioneringsgesprek voorbereiden

Als leidinggevende kan je vragen stellen aan de werknemer ter voorbereiding van het functioneringsgesprek of tijdens het functioneringsgesprek. Hieronder een aantal voorbeeld vragen die gesteld kunnen worden door de leidinggevende aan de werknemer.

1.      Wat vind je leuk aan je functie?

Op basis van wat leuk is aan de functie, kan worden gekeken of deze werkzaamheden uitgebreid zouden kunnen worden. Wat de werknemer leuk vindt aan de functie, daar liggen ook de interesses van de werknemer.

2.      Wat vind je minder leuk aan je functie?

Wat de werknemer minder leuk vindt aan de functie, kan worden bekeken of daar verandering in plaats zou kunnen vinden. Waarom worden bepaalde zaken als niet leuk bevonden en kan daar in de toekomst verandering in komen? Wat is daarvoor nodig?

3.      Ben je tevreden over de werkwijze van de organisatie?

Een stukje feedback voor de organisatie van de werknemers is nooit weg. Het is altijd goed om als organisatie ook door de bril van de werknemers proberen te kijken. Voor een goed functionerende organisatie is het van belang dat de werknemers tevreden zijn.

4.      Wat zijn jouw doelen voor de komende jaren?

Aan de hand van de doelen van de werknemer kan een persoonlijk ontwikkelingsplan worden gemaakt. Hierin staan de doelen voor bijvoorbeeld de komende 5 jaar en de wijze waarop deze doelen bereikt kunnen worden. Bijvoorbeeld door het volgen van cursussen en opleidingen.

5.      Vind je dat je voldoende kennis hebt om je functie goed uit te kunnen oefenen?

Door deze vraag zal de werknemer naar het eigen functioneren kijken. Het kan zijn dat de werknemer een functie heeft die nog niet helemaal eigen is gemaakt, of wellicht boven het niveau ligt.

6.      Zie je voldoende uitdaging in je functie?

Het is van belang om op een bepaalde manier uitdaging te hebben in het werk om goed te kunnen functioneren. Dat hoeft niet altijd een “nieuwe” uitdaging te zijn. Sommige werknemers zien voldoende uitdaging in repeterende werkzaamheden. Het is wel altijd goed om deze vraag te stellen tijdens het functioneringsgesprek.

7.      Hoe zou de functie voor jou uitdagender gemaakt kunnen worden?

Wanneer de werknemer onvoldoende uitdaging vindt in de huidige functie, kan er wellicht door een wijziging in de werkzaamheden of door aanvullende werkzaamheden meer uitdaging gevonden kunnen worden. Maak dit tijdens het functioneringsgesprek vooral bespreekbaar.

8.      Welke werkzaamheden passen het beste bij jou?

Deze vraag spreekt voor zich. Door een stukje zelfreflectie kan de werknemer kijken naar de werkzaamheden die goed bij hem of haar passen. Deze werkzaamheden worden veelal ook als de leukste werkzaamheden ervaren.

9.      Hoe vind je de samenwerking met je collega’s gaan?

Wanneer er binnen een team gewerkt wordt, is de samenwerking een belangrijke factor voor de successen. Door deze vraag te stellen tijdens het functioneringsgesprek, kan je als leidinggevende een beeld krijgen van de onderlinge samenwerking en eventuele verbeterpunten.

10.   Hoe vind je de samenwerking met je leidinggevende gaan?

Ook de samenwerking met de leidinggevende is bepalend voor het functioneren van de werknemer. Een stukje feedback daarin kan zorgen voor mogelijke verbeteringen op dat vlak.

11.   Waar zie je verbeterpunten in jouw functioneren?

Een vrij algemene vraag om te stellen zodat de werknemer gaat kijken naar het eigen functioneren. Wellicht kan je door het stellen van deze vraag al punten naar boven halen die je als leidinggevende al bespreekbaar zou willen maken. Het scheelt als de werknemer daar al over nagedacht heeft en zich bewust is van de verbeterpunten.

12.   Waar zie je verbeterpunten in het functioneren van het team waarin je werkt?

Net zoals verbeterpunten in het eigen functioneren, kunnen er mogelijke verbeterpunten zijn voor het team. Bespreek deze vooral tijdens het functioneringsgesprek ter verbetering van de samenwerking en teamresultaten.

13.   Waar zie je verbeterpunten in de bedrijfsvoering in het algemeen?

Ook hier kan een medewerker inzichten in hebben, wat kan leiden tot nieuwe inzichten.

14.   Zijn er opleidingen en/ of cursussen die je graag zou willen volgen?

Hier kan een ontwikkelingsplan voor worden gemaakt. In dit plan worden de doelen besproken die de werknemer wil behalen en de eventuele cursussen en opleidingen die daarvoor nodig zijn. Het kan ook simpel gehouden worden en alleen een opleidingswens uiten in het gesprek.

15.   Wat zou je verder nog graag willen inbrengen in het gesprek?

Altijd goed om deze vraag te stellen, zodat de medewerker zelf nog onderwerpen kan aankaarten tijdens het gesprek.