Aanmaning procedure

Aanmaning procedure, de stappen die je kunt ondernemen als een factuur onbetaald blijft. Zorg ervoor dat je het officiële traject volgt, zodat je kunt aantonen dat je er alles aan hebt gedaan om een factuur betaald te krijgen. bekijk ook onze voorbeeld aanmaningen

Aanmaning procedure in stappen

  • Stuur eerst een herinnering en/ of neem telefonisch contact op met de klant
  • Geef de klant in de aanmaning de gelegenheid alsnog de factuur te betalen zonder dat de incassokosten in rekening worden gebracht. Bijvoorbeeld 14 dagen.
  • Vermeld duidelijk in de aanmaning welke incasso kosten er in rekening worden gebracht wanneer de factuur niet wordt betaald binnen de gestelde periode
  • Vermeld welk bedrag aan incassokosten u in rekening brengt als de klant niet betaalt en vermeld daarbij ook de wettelijke incassokosten wanneer je minder in rekening brengt

Herinnering

Wanneer je factuur niet wordt betaald, stuur je in eerste instantie een herinnering. In deze brief herinner je de debiteur eraan dat er een factuur open staat, waarbij je in de bijlage een kopie van de factuur stuurt. Het kan zijn dat de factuur niet ontvangen is, of dat hij per ongeluk op een grote hoop terecht is gekomen. Je kunt ervoor kiezen om eenmalig een herinnering te sturen, of om meerdere herinneringen te sturen. Uiteraard kan je ook altijd even bellen met de klant om te kijken wat de reden is dat de factuur nog niet betaald is. Zeker als je een goede relatie hebt, of uit bent op een langdurige relatie met de klant is het aan te raden op een vriendelijke wijze te trachten de factuur betaald te krijgen.

Aanmaning

Een aanmaningsbrief is wat dwingender van aard en wordt gestuurd voordat er incasso kosten in rekening worden gebracht. Je geeft in de brief aan wat de hoogte van de incasso kosten zal zijn wanneer de klant de factuur niet betaald.

Verschil herinnering en aanmaning

In een herinneringsbrief of e-mail herinner je de debiteur eraan dat er een factuur open staat, zonder dat je daar kosten voor in rekening brengt. Gezien de verhouding met de debiteur is het aan te raden om altijd eerst minimaal 1 herinnering te sturen voordat je gaat aanmanen. In een aanmaningsbrief breng je ook nog geen kosten in rekening, maar geef je wel aan wat de incasso kosten zullen zijn wanneer de debiteur de factuur niet betaald. De aanmaning is wat dwingender van aard gezien de “ dreiging” van de incasso kosten.

Wettelijke incassokosten

Er is een wet (Wet Incassokosten- WIK) waarin wordt bepaald wat er maximaal aan incassokosten in rekening gebracht mag worden. Het minimale bedrag is 40,- en het maximale bedrag is 6.775,- en het percentage daalt naarmate het bedrag stijgt.

Wettelijk is bepaald dat de klant 14 dagen de gelegenheid moet krijgen om alsnog te factuur te betalen. Deze 14 dagen gaan in op de dag dat de klant de brief heeft ontvangen, dus niet vanaf de dag van de dagtekening.

Lees meer over de aanmaning procedure op de website van DAS